Sběr a zpracování dat pro statistické účely může vyžadovat čas a úsilí, což představuje administrativní zátěž. Statistická zjišťování však zároveň mohou poskytnout cenné informace o daném tématu nebo oblasti a mohou tak pomoci při rozhodování nebo při zlepšování procesů. Samotná příprava podkladů z účetních systémů bývá často velice pracná a časově náročná. Čtvrtletní výkaz o dovozu a vývozu služeb (ZO 1-04) slouží k zaznamenávání a sledování obchodu s cizími zeměmi v oblasti služeb. Přestože tento výkaz nepatří k těm nejsložitějším, tak i přesto je velmi podnětné zjistit, jaké jsou vlastně zvyklosti při vyplňování tohoto výkazu. Zpětná vazba od respondentů je tím nejlepším zdrojem informací o tom, jakým způsobem sběr informací probíhá prakticky. Zjednodušeně řečeno, co a jak funguje, či naopak nefunguje při sběru těchto údajů. V souvislosti se snahou získat tyto informace a se snahou snižovat administrativní zátěž vznikla myšlenka provést mezi respondenty výkazu (ZO1-04) jednoduchou a hlavně dobrovolnou anketu. Anketou bylo obesláno celkem 5 838 zpravodajských jednotek (respondentů). Zájem o anketu projevilo celkem 20,5 % obeslaných jednotek, což je úžasný počet, vzhledem k tomu, že byla anketa dobrovolná. Všem respondentům za vyplnění ankety děkujeme. Tím nejcennějším jsou však samotné výsledky průzkumu.

První otázka se týkala způsobu vyplňování výkazu. Respondenti vyplňují výkaz ZO 1-04 nejčastěji přímým opisem z účetního systému (63 % respondentů). Druhým nejčastějším způsobem je export údajů z účetních systémů, úprava v Excelu a následný přepis do výkazu. Tímto způsobem pracuje s výkazem 28 % respondentů.

Snižování administrativní zátěže je důležité pro zlepšení efektivity při práci. To může být dosaženo automatizací rutinních úkolů, zjednodušením procesů či delegováním úkolů na jiné členy týmu. Český statistický úřad se vážně zaobírá myšlenkou, jakým způsobem sběr informací a plnění statistické povinnosti respondentům zjednodušit. Jelikož vyplňování statistických výkazů formou delegování, ať už na vlastní zaměstnance či externí společnosti, je tou nejdražší možnou variantou, jistá míra automatizace se zdá být proto vhodnou alternativou = příležitostí. Za tímto účelem by zřejmě bylo nejlepší mít vhodný nadstavbový modul, který by si požadované informace dokázal získat přímo z účetního systému. Aby něco takového mohlo vůbec vzniknout, tak je nutné znát odpověď na otázku, jaký účetní systém respondenti výkazu používají nejčastěji. Tímto směrem směřoval tedy druhý dotaz.

Na odpovědích na takto jednoduchou otázku se ukázalo i největší úskalí a nejspíše hlavní důvod, proč respondenti vyplňují výkaz takovým způsobem, jak uvedli v odpovědích na první dotaz. 1200 respondentů uvedlo celkem 182 různých účetních programů nebo jejich variant, subvariant či modifikací. Z čistě programátorského hlediska velká roztříštěnost v tomto směru vývoj nějakého nadstavbového automatizovaného modulu rozhodně neusnadňuje. Ostatně i pro vyhodnocení této otázky bylo nutné přistoupit k zjednodušení a seskupení u těch programů, kde se evidentně jednalo o různou variaci téhož softwaru. Zajímavostí je, že i po tomto zjednodušení se vyskytlo 64 účetních programů (5 %), které nešlo přímo přiřadit k nějakému konkrétnímu produktu. Druhou zajímavostí bylo, že lehce přes 3 % respondentů se na otázku zdráhalo odpovědět a ojediněle se vyskytly i případy, kdy respondenti uvedli, že ve firmě používají dva odlišné účetní programy.

Další dotaz se týkal právě možnosti zjednodušení samotného procesu vyplňování výkazu. Není překvapením, že 85 % respondentů by projevilo zájem o automatizaci, a tedy nejen o usnadnění, ale hlavně i o samotné zrychlení procesu vyplňování výkazu. Potěšující je zjištění, že jen 0,5 % respondentů nemá na tuto otázku jednoznačný názor.

Poslední otázka se věnuje využití moderních technologii při vyplňování výkazu, tedy prostřednictvím zařízení, která se postupně stala součástí našich dennodenních životů. Jednoznačně se ukazuje, že ne ke všem účelům se jeví tato zařízení jako ta nejvhodnější. Celých 86 % respondentů vyhodnotilo, že vyplňování výkazu pomocí mobilního telefonu či tabletu by pro ně nebylo přínosné.

Příjemným zjištěním celé ankety bylo, že když už respondenti projevili zájem o její vyplnění, tak se nebáli rozvést i důvody svých odpovědí. Například k nejčastějším důvodům, proč nabízenou pomoc ve formě určité automatizace odmítají, patřilo, že „pro těch pár položek to nemá smysl“, nebo obavy o to, že by jim jakýkoliv zásah do systému nepovolila mateřská (zpravidla zahraniční) firma. Rovněž se vyskytly obavy z finanční náročnosti těchto úprav či ceny případných nových aplikací. Bylo tomu tak i u kladných odpovědí. Častým důvodem pochybnosti byla i skutečnost, že přiřazování konkrétních kódů služeb se nedá v případě Čtvrtletního výkazu o dovozu a vývozu služeb (ZO 1-04) úplně snadno zautomatizovat. Údaje se často musí „připravit ručně" z analytických položek, neboť jsou součástí celkové ceny.

Z výsledků ankety je patrné, že přinesla v mnoha případech zajímavá a podnětná zjištění. Je ovšem důležité mít na paměti, že výsledky ankety mohou být subjektivní a mohou být ovlivněny osobními názory nebo postoji respondentů. Je tedy důležité interpretovat výsledky ankety s ohledem na tyto faktory a zvážit je při utváření závěrů nebo přijímání rozhodnutí na základě těchto dat. Jednoznačně se však ukázalo, že anketa byla přínosná pro zjištění zpětné vazby respondentů výkazu (ZO 1-04). Za všechny odpovědi respondentům ještě jednou děkujeme.